TELETRABAJO Y EL COVID-19

1 de Abril de 2020

Por Juan Araujo

Director del Equipo Técnico de la Fundación

Introducción

Una primera zambullida en el tema:

La gestión del teletrabajo no debiera diferenciarse en sí demasiado de la manera de coordinar el trabajo en general en la Pyme; pero, para ser efectivo, requiere de una mayor definición de las pautas claras a seguir, y de un determinado modo de coordinación que lo soporte: integral, amplio, comprensivo y ordenado.
Se suele pensar que lo importante en el teletrabajo es la herramienta, los sistemas, la información. Son recursos importantes, pero, -como siempre- lo definitorio termina siendo la gestión de las personas, -la propia y la del equipo- en términos de coordinación de acciones.
El entorno de incertidumbre general y sus contingencias nos obligan a una eficiente asignación de recursos escasos -Tiempo, Personas, dinero, etc.-, que demandan de una toma de decisiones precisa, una planificación adecuada y una ejecución efectiva y controlada.
Entonces, aclarar el “qué”, el “cómo”, el “para cuándo”, el “circuito de la información necesaria para trabajar” y “chequeo del avance del trabajo del equipo” son fundamentales y esto se facilita con una metodología de trabajo que contenga los siguientes ejes o pautas:

5 pautas para la implementación de un modelo de soporte

1. Planificación.

Requiere reflexionar para fijar el norte, aclarar el contexto para el cual se define este particular plan de contingencia. Ya se ha dicho que frente a situaciones de incertidumbre más vale “escrito en arena que en piedra”, pero, aunque parezca paradójico, es en estas situaciones en donde más que nunca deben acordarse herramientas de soporte (y la planificación es una de ellas), que precisamente contengan la incertidumbre en lugar de excluirla. Incluye priorizar, Elegir y definir que delegar, segmentar, no dejar “cabos sueltos”, -delegar tareas que luego no se controlan o continúan-, y todo ello dejando margen para gestionar lo imprevisto. De hecho, la paradoja es que “lo imprevisto debe estar previsto”, debe tener un lugar –y un tiempo- en la planificación.

2. Comunicación efectiva.

Esta herramienta es imprescindible en estos casos. A nivel general, debe expresarse claramente y desde el principio para qué haremos esta experiencia de teletrabajo. Como dijimos, debe contextualizarse –en qué situación nos encuentra, como empresa y como equipo, cuales son nuestros objetivos, cual es el nivel de compromiso, confianza y autonomía que es necesario para salir adelante-. A nivel de cada tarea a delegar, es preciso explicar sintética pero claramente qué se necesita, para qué y para cuándo, estableciendo el momento y los parámetros de evaluación y finalmente haciendo foco en las consecuencias y los resultados esperables de las tareas delegadas, contribuyendo de ese modo al empoderamiento y autonomía responsable del equipo.

3. Gestión del tiempo.

Autoadministrar el tiempo fuera del marco de las reglas, usos y rutina del trabajo en la empresa a veces suele resultar un cambio importante y difícil de asimilar para todos. A continuación, algunas pautas que pueden ayudar a organizarse y utilizar más eficazmente este recurso: Aceptar que el tiempo no es un recurso “gratis”, lo que no hago hoy me lo sumo a la lista del día siguiente.
Asumir la responsabilidad de saber que el tiempo afecta directamente a las acciones coordinadas y por ende al trabajo del resto de los integrantes de mi equipo de trabajo.Organizar- Priorizar-Sistematizar: Organizar conlleva algunos cuidados mínimos que nos facilitarán mucho la tarea, como por ejemplo enfocarse en lo que hay que hacer, ver si tengo los recursos para llevar adelante la tarea, (¿qué necesito?,de quién?), hacer un listado para cuantificar el volumen de trabajo a procesar,hacer una rápida cuenta de lo que voy a obtener si dedico mi tiempo a la tarea A o a la B. Que obtendré en cada caso. Finalmente acometer cada tarea o grupo de tareas sistematizándolas (generar modelos de documentos, guardar los archivos en el lugar y forma que me permitan encontrarlos fácilmente, solo como ejemplo). Timing: tener en cuenta que trabajando a distancia hay factores extras que debo tener en cuenta como, por ejemplo, los horarios de atención de clientes/proveedores, oficinas públicas que pueden estar cerradas, momentos en
que puedo comunicarme con compañeros, jefes, etc.

4. Delegación efectiva.

Implica establecer un proceso de delegación como rutina diaria. Generar compromisos bilaterales y dejar hacer. Como adelantamos, requiere de una planificación general (cómo se distribuye el cúmulo de tareas, qué delego y a quién,qué tarea asigno antes y después, etc.).

5. Uso de indicadores / Backlog. Kanban.

La información puede y debe ser una aliada en la coordinación de los equipos de trabajo a distancia. Algunos consejos: Un acuerdo previo acerca de los indicadores o información común a visualizar, mantener actualizados y gestionar. Un compromiso de trabajo sobre los mismos, que reflejarán finalmente los resultados y el método de evaluación dispuestos en el punto. Tener en cuenta que un sistema de indicadores no solamente refleja valores de resultados finales o cerrados, sino que también puede contener listados de tareas con vencimientos y cuantificación de desvíos temporales.
Echar mano de las herramientas kanban (listados to do, in progress y done) creando backlogs que permitan administrar pendientes. Pero cuidado, no caigamos en la tentación de empezar a formular “el sistema definitivo”, mantengámonos pragmáticos y simples. Tomemos, adaptemos, restrinjamos estrictamente a lo que necesitamos usar y pongámoslo en práctica. Ya habrá tiempo para mayores desarrollos.

Consejos Finales

Una reflexión antes de la acción

Finalmente, más allá de la utilidad para esta clase de contingencias, unas palabras sobre las “virtudes extras” de una experiencia de teletrabajo.

Como ya sabemos, toda crisis revela una oportunidad, básicamente de un aprendizaje que a su vez se traduce en una nueva capacidad de acción.

Destacamos especialmente este aprendizaje y entrenamiento como equipo de trabajo, que si somos capaces de anclar y llevar a la práctica de modo permanente, capitalizaremos como un valioso recurso, para la coordinación de acciones en la vida diaria de la empresa.

El COVID-19 algún día pasará, pero la coordinación efectiva de acciones de los equipos de trabajo Pyme llegó para quedarse, porque el mundo va en esa dirección. Hoy aún parece una buena opción, pero pronto será una necesidad.

Teletrabajo y Covid-19